Die Stechuhr ist zurück, nur klüger

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Serie: Recruiting, KI & HR im Gastgewerbe · Beitrag #25 von 90 

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Die Stechuhr ist zurück, nur klüger

Was die elektronische Zeiterfassungspflicht 2026 wirklich bedeutet, und warum sie mehr Chance als Last ist

In einem der letzten Artikel auf diesem Blog war von der ungewöhnlichen Gleichzeitigkeit die Rede, mit der derzeit neue Verwaltungsaufgaben und regulatorische Anforderungen auf Hoteliers und gastgewerbliche Betriebe einwirken, von der Minijob-Reform bis zum europäischen AI Act. Eine dieser Aufgaben verdient einen eigenen, genaueren Blick, weil sie anders ist als die meisten: Sie ist keine neue Pflicht. Sie ist eine sehr alte Pflicht, die jetzt endlich eine klare Form bekommt. Die Rede ist von der elektronischen Zeiterfassung.

Was rechtlich tatsächlich gilt, und was noch kommt

Zunächst die Einordnung, mit der man in dieser Frage niemanden im Kollegenkreis überraschen sollte: Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist keine Zukunftsmusik. Sie besteht bereits seit dem sogenannten Stechuhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019, das die Mitgliedstaaten verpflichtet, Arbeitgeber zur Einrichtung eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit zu verpflichten (EuGH, 2019). Das Bundesarbeitsgericht hat diese Pflicht im September 2022 für Deutschland ausdrücklich bestätigt und unmittelbar aus § 3 Absatz 2 Nummer 1 des Arbeitsschutzgesetzes in unionsrechtskonformer Auslegung hergeleitet (BAG, 2022). Ein Missverständnis hält sich hartnäckig: dass Zeiterfassung optional sei oder erst mit einem neuen Gesetz verbindlich wird. Tatsächlich gilt die Pflicht schon heute, unabhängig von Betriebsgröße oder Branche, das lohnt sich klarzustellen, bevor wir zur eigentlichen Neuerung kommen

Was sich 2026 ändert, ist nicht das Ob, sondern das Wie. Seit Juni 2026 liegt ein Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vor, der die bislang nur richterrechtlich hergeleitete Pflicht gesetzlich konkretisiert. Nach dem vorgesehenen § 16 Absatz 2 Arbeitszeitgesetz-Entwurf müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit elektronisch und am Tag der Arbeitsleistung dokumentiert werden (BMAS, 2026). Die Erfassung selbst darf durch die Beschäftigten oder durch Dritte erfolgen, die rechtliche Verantwortung für Vollständigkeit und Richtigkeit verbleibt jedoch stets beim Arbeitgeber. Für die Beschäftigten sieht der Entwurf zudem einen Auskunfts- und Kopieanspruch auf die eigenen erfassten Zeiten vor, sowie eine Mindestaufbewahrungsfrist von zwei Jahren.

Für die Umstellung sind gestaffelte Übergangsfristen vorgesehen, die für die Hotellerie mit ihrem hohen Anteil kleiner und mittlerer Betriebe besonders relevant sind: grundsätzlich bis zu einem Jahr nach Inkrafttreten, für Betriebe mit weniger als 250 Beschäftigten zwei Jahre, für Betriebe mit weniger als 50 Beschäftigten fünf Jahre. Tarifvertragliche Öffnungsklauseln können abweichende, auch nichtelektronische oder zeitversetzte Aufzeichnungen zulassen, ein Punkt, der für tarifgebundene Häuser im Gastgewerbe genauer geprüft werden sollte. Vertrauensarbeitszeit bleibt ausdrücklich zulässig, der Arbeitgeber muss dabei aber weiterhin sicherstellen, dass ihm Verstöße gegen die gesetzlichen Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten bekannt werden, eine Dokumentationspflicht besteht also auch hier fort. Das Gesetzgebungsverfahren selbst befindet sich noch in einem frühen Stadium, eine Verabschiedung im weiteren Verlauf von 2026 gilt als wahrscheinlich, ist aber zum jetzigen Zeitpunkt nicht final gesichert.

Für das Gastgewerbe mit seinen Wechselschichten, geteilten Diensten und saisonalen Spitzen ist diese Konkretisierung besonders relevant, gerade weil unregelmäßige Arbeitszeiten in kaum einer anderen Branche so alltäglich sind und die lückenlose, tagesaktuelle Dokumentation hier ungleich anspruchsvoller ist als in einem klassischen Bürobetrieb mit festen Kernarbeitszeiten.

Vom Prüfrisiko zum Führungsinstrument

So weit die rechtliche Lage. Jetzt der Wechsel der Perspektive, denn wer diese Pflicht ausschließlich als weiteres Compliance-Risiko betrachtet, das es zu minimieren gilt, lässt den eigentlichen Wert für die eigene Führungsarbeit ungenutzt liegen.

Zeiterfassung erzeugt, ob gewollt oder nicht, verlässliche Daten darüber, wie ein Betrieb tatsächlich arbeitet, nicht wie er auf dem Papier arbeiten sollte. Wer wissen möchte, welche Abteilung strukturell überlastet ist, welche Schichten regelmäßig Überstunden erzeugen und welche Zusagen an das Team in der Praxis eingehalten werden, findet in diesen Daten eine Grundlage, die belastbarer ist als jedes Bauchgefühl aus der wöchentlichen Teamrunde. Das ist kein Widerspruch zu guter Führung, das ist eine Voraussetzung dafür, gute Führungsentscheidungen überhaupt auf etwas anderem als Vermutungen aufzubauen.

Diese Perspektive gewinnt an Bedeutung, wenn man sie mit dem Anspruch der Beschäftigten selbst zusammendenkt. Jüngere Fachkräfte erwarten zunehmend Transparenz über die eigene geleistete Zeit, nicht aus Misstrauen, sondern weil Nachvollziehbarkeit für sie zur selbstverständlichen Grundlage von Fairness gehört. Ein Auskunftsanspruch, wie ihn der Referentenentwurf vorsieht, ist aus dieser Sicht kein bürokratisches Zugeständnis, sondern die Formalisierung eines Vertrauens, das gute Führung ohnehin längst herstellen sollte. Wo Zeiterfassung offen kommuniziert und nicht als Kontrollinstrument gegen, sondern als Schutzinstrument für die Beschäftigten eingeführt wird, wird aus einer gesetzlichen Pflicht ein sichtbares Signal: Die geleistete Zeit dieses Menschen wird gesehen, dokumentiert, und ernst genommen.

Auch Vertrauensarbeitszeit, die vielerorts als Gegenmodell zur Zeiterfassung missverstanden wird, verliert dadurch nichts von ihrem Wert. Sie verändert sich lediglich von einem stillschweigenden Verzicht auf Kontrolle zu einer bewusst gewährten Freiheit, deren Rahmen dokumentiert und damit auch schützend ist, für die Führungskraft ebenso wie für die Mitarbeitenden.

Für Führung bedeutet das, sich von der Vorstellung zu lösen, Zeiterfassung sei ein Rückschritt in eine Ära der Stechuhr und des Misstrauens. Sie ist eher das Gegenteil: eine der wenigen aktuellen regulatorischen Pflichten, die sich, richtig eingeführt, unmittelbar in besseres Wissen über den eigenen Betrieb und in spürbar mehr Fairness gegenüber den Menschen übersetzen lässt, die diesen Betrieb jeden Tag am Laufen halten.

Wie gut kennt Ihr Betrieb heute schon die tatsächliche, nicht die geplante, Arbeitszeit Ihres Teams, und was würde sich verändern, wenn diese Daten ab morgen für alle sichtbar und verlässlich wären?

Quellen

Europäischer Gerichtshof. (2019). Urteil vom 14. Mai 2019, Rechtssache C-55/18, CCOO ./. Deutsche Bank SAE ("Stechuhr-Urteil"). Amtsblatt der Europäischen Union.

Bundesarbeitsgericht. (2022). Beschluss vom 13. September 2022, Az. 1 ABR 22/21. https://www.bundesarbeitsgericht.de

Bundesministerium für Arbeit und Soziales. (2026). Referentenentwurf eines Gesetzes zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes und weiterer Vorschriften, § 16 Abs. 2 ArbZG-E, Stand Juni 2026.

Bundesministerium für Arbeit und Soziales. (2023). Referentenentwurf eines Gesetzes zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes, Erstfassung vom 27. März 2023.

Industrie- und Handelskammer Rhein-Neckar. (2026). Arbeitszeiterfassung 2026: Pflicht, Gesetzesstand und Urteile. https://www.ihk.de/rhein-neckar/recht/arbeitsrecht/arbeitszeiterfassung-5631422

Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) § 3 Abs. 2 Nr. 1.

Hinweis: Der Referentenentwurf befindet sich zum Zeitpunkt der Veröffentlichung im frühen Stadium des Gesetzgebungsverfahrens, Details zu Fristen und Bußgeldern können sich noch ändern. Bitte vor dem Ergreifen von Maßnahmen den relevanten und anwendbaren Status prüfen.