Praxisnahe Anleitung für modernes Kompetenz-Recruiting

Der Einsatz von KI im Recruiting hat in den letzten Jahren massiv zugenommen. Heute nutzen rund 90% der Unternehmen KI-Tools, z.B. "für das Verfassen von Stellenanzeigen, über die Hälfte auch zur Vorbereitung von Interviews" oder auch für Matching-Prozesse. (Quelle [abgerufen am 17.03.2026 um 11:41 Uhr]: https://www.dgfp.de/aktuell/recruiting-strukturen-2025-recruiting-wird-strukturierter-datengetriebener-und-technologischer?) 

Doch viele dieser Systeme nutzen nach wie vor primär Keyword- anstelle von Kompetenz-Recruiting, also ein Skill-basiertes Recruiting. Über die Unterschiede, Vor- und Nachteile habe ich bereits in vorangegangenen Blog-Beiträgen geschrieben. Auch über die Gefahren, vor allem über die, dass gute Kandidaten schlichtweg übersehen werden. Heute möchte ich eine praxisnahe Anleitung an die Hand geben, aber nicht, ohne vorher noch einige Aspekte betrachtet zu haben.

"Personalvermittler widmen jedem Lebenslauf in der Regel weniger als eine Minute, wenn sie entscheiden, ob es sich lohnt, den Einstellungsprozess mit dem Bewerber fortzusetzen. Sie konzentrieren sich auf Schlüsselwörter, und es ist fast unmöglich, einen fairen Auswahlprozess zu gewährleisten." (Quelle [abgerufen am 17.03.2026 um 11:49 Uhr]: [1606.05611] Data-driven HR - Résumé Analysis Based on Natural Language Processing and Machine Learning) 

Demgegenüber steht die Aussage von 95% der im Rahmen eines LinkedIn-Reports bereits im Jahr 2023 befragten Recruiter, dass Skill-Transparenz ausschlaggebend für eine gute Entscheidung und somit Einstellung ist. (Quelle [abgerufen am 17.03.2026 um 11:53 ]: The 2023 Future of Recruiting Report | Hiring on LinkedIn)

Im Zeitraum 2020 - 2024 stieg der Anteil der Unternehmen mit Skill-Based Hiring, also einem kompetenzbasierten Recruiting, immerhin von 40% auf 60%. (Quelle [abgerufen am 17.03.2026 um 12:03 Uhr]:Skills-Based Hiring for Improved Recruitment) 

Das Ergebnis der vorgenannten Studie brachte aber auch hervor: Chancen und Risiken dieser kompetenzbasierten Kandidatenfindung halten sich zwar auf den ersten Blick die Waage. Ein skill-zentrierter Ansatz führt allerdings zu einer besseren Passgenauigkeit bei neuen Stelleninhabern (sowohl hinsichtlich der Eignung für die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der neuen Position als auch Bezug nehmend auf das Cultural Fit und die Teameingliederung), fördert Diversität in den anwendenden Unternehmen und verkürzt Einstellungszyklen. Damit Kompetenz-Recruiting diese Ergebnisse hervorbringt, bedarf es aber einer klaren Architektur von Kompetenzen, eindeutige Regelungen im Hinblick auf Datenschutz und Transparenz der Prozesse, entsprechende Ressourcen (personell und Bezug nehmend auf den Bedarf an geeigneten Instrumenten [Tools]) und ein konsequentes Change Management.

Dennoch, die gelebte Realität ist eine andere und das, was viele Bewerber heute erfahren, resultiert in einem hausgemachten Fachkräftemangel und "Mimimi" über die die Qualität der Bewerber. Sicherlich hat beides durchaus in der Diskussion um das Finden der "richtigen" Person für diese oder jene Stelle seine Berechtigung. Aber wie sieht es denn um die Qualität der Betriebe bzw. Unternehmen aus? Wie steht es um das Kompetenzgefüge bei den für die Auswahl der Bewerber zuständigen Abteilungen und Verantwortlichen? Diese Frage werde  ich heute nicht klären, sicher aber zu einem anderen Zeitpunkt aufgreifen. Heute gilt es - auf vielfachen Wunsch, der per PM an mich herangetragen wurde - zunächst einmal zu klären, wie ich denn nun von einem Keyword- zu einem Kompetenz-Recruiting komme, und wie ich den Erfolg gegebenenfalls noch etwas besser als mit den bekannten und bereits kommunizierten Kennzahlen messen kann. 

Eine Schritt für Schritt-Anleitung:

1. Rollen neu denken: Kompetenz statt Titel

Alt: "5 Jahre Erfahrung als Marketing Manager"

Neu: "Kann Kampagnen eigenständig planen, analysieren und optimieren."

Hierauf aufbauend gilt es 5-10 Kernkompetenzen pro Rolle zu definieren, sowohl Hard- als auch Softskills. Beispielhaft seien hier genannt:

• Hard Skills: Excel, Programmierung, Python, Project Office ...
• Soft Skills: Kommunikation, Empathie ...

2. Skill-Framework aufbauen (Kompetenzrahmen schaffen)

In Schritt 2 wird sodann festgelegt, welche Kompetenzen, also Skills es zwingend braucht, welche gern gesehen, und welche "nice to have" sind, welche Kompetenzen man begrüßen würde, aber nicht wirklich relevant sind für das Ausfüllen des Aufgabenbereichs. Es geht ergo um eine Priorisierung, die sodann einhergeht mit der Festlegung des benötigten Kenntnis- bzw. Ausprägungslevels. Auch hier ein Beispiel:

• Python
  • Level 1: Grundlagen
  • Level 2: eigene Skripte
  • Level 3: produktive Anwendungen
  • ...

Das nennt man Kompetenzarchitektur. 
Und diese gilt es, für jede einzelne Kompetenz aufzubauen bzw. zu entwickeln. 

3. Stellenanzeigen umstellen

Formulieren Sie Stellenanzeigen neu. Weg von Abschlüssen und Buzzwords, hin zu konkreten Aufgaben und messbaren Fähigkeiten. Beispiel: "Du kannst Daten analysieren und daraus Handlungsempfehlungen ableiten."

4. Auswahlprozess verändern

Ersetze, ergänze aber zumindest klassische Lebenslauf-Sichtungen durch Fallstudien, Arbeitsproben, Simulationen, strukturierte Interviews oder auch die Beantwortung von Kernfragen für die ausgeschriebene Position. 

5. Matching verbessern

Die KI, also das Softwareprogramm, die App, was auch immer genutzt wird, gilt es nun mit den Kompetenzen zu "füttern", also wie in der Stellenanzeige prägnante Stichwörter, die bisher mit der Position und dem Anforderungsprofil verknüpft waren, durch die Kompetenzarchitektur und entsprechende Kurzbeschreibungen zu ersetzen. 

6. KPI neu definieren

Kennzahlen gilt es nicht nur zu erfassen, sondern auch im Unternehmenskontext einzuordnen und korrekt zu interpretieren. In vielen Unternehmen wird die Kennzahl "Time-to-hire" dominiert. Befragt man erfahrene Recruiter, so bewerten sie eben jene KPI als (alleinstehend) nicht relevant. Viel wichtiger ist für sie die Cost-of-Vacancy, die jedoch laut der eingangs verlinkten und zitierten DGFP-Studie gerade einmal 10% der Unternehmen überhaupt erfassen. 

Was sind Vakanzkosten (Cost-of-Vacancy)?

Vakanzkosten sind Kosten, die dem Unternehmen durch unbesetzte Stellen entstehen. So z.B. durch Überstunden anderer Mitarbeiter, die die Aufgaben der unbesetzten Stelle zumindest teilweise übernehmen müssen, Krankheitskosten durch Ausfälle eben jener Mitarbeiter, die durch Stress verursachte psychosomatische oder physische Erkrankungen erleiden, Verkaufs- und Produktionsausfälle, weil die Anzahl der Mitarbeiter für einen reibungslosen Betriebsablauf nicht ausreicht, in der Folge entgangene Einnahmen. Faktoren, die in die Berechnung der Vakanzkosten einfließen, können sich je nach Branche und Unternehmen stark unterscheiden. Einen Richt- oder Mittelwert festzulegen ist somit angesichts der erschwerten Vergleichbarkeit kaum möglich. Die Berechnung macht deutlich, welche finanziellen Auswirkungen unbesetzte Stellen im Unternehmen haben und unterstützt somit das Treffen von Entscheidungen im Hinblick auf denkbare Maßnahmen, um den Schaden möglichst gering zu halten. 

Ein Praxisbeispiel:

Ein Hotelbetrieb benötigt einen sehr langen Zeitraum, um eine vakante Stelle in der Küche zu besetzen. Man sucht einen Jungkoch. Das verbleibende Team arbeitet bereits in Teildiensten, wenngleich dies bei Einstellung ausgeschlossen oder als absoluter Ausnahmefall definiert wurde. Mittlerweile ist eine Sechs-Tage-Woche die Regel. Ein Koch des bereits reduzierten Teams erkrankt. Bedingt durch das hohe Stresslevel und die andauernden Teildienste ist das Immunsystem angegriffen und eine leichte Erkältung mausert sich zur ausgewachsenen Grippe, sogar Lungenentzündung. Der Koch fällt für mindestens sechs Wochen aus. Unmöglich für die verbleibenden Teammitglieder, dies aufzufangen, zumal man selbst angeschlagen ist. Der Betrieb versucht, sich kurzzeitig mit Catering über Wasser zu halten und bestellt die Mittagsbüffets bei einem ortsansässigen Unternehmen. Im Abendgeschäft versucht man eine Entlastung herbeizuführen durch den vermehrten Einsatz von Convenience-Produkten. Beides, Catering und Convenience, belasten den Warensatz und lassen ihn in die Höhe schnellen. Unzufriedenheit macht sich bei dem verbleibenden Team breit - man ist angetreten, um kreativ zu kochen, nicht um Tüten und Dosen zu öffnen. Spätestens wenn der erste Mitarbeiter seinen vor Monaten eingereichten und genehmigten Urlaub antreten möchte (und diesen nach der Mehrbelastung über Wochen hinweg auch braucht), bricht dieses Konstrukt in sich zusammen. Noch ein Teammitglied weniger führt entweder zu einer (inneren) Kündigung, wenn man eben diesem Koch mitteilt, dass man dankbar wäre, würde dieser seinen Urlaub verschieben. Kurz- oder mittelfristig ist sodann mindestens eine weitere Position vakant. Mietköche sind viel zu teuer und zudem rar. Das Restaurant des Hotels muss an einzelnen Tagen oder Abenden schließen bzw. kann Tagungsgruppen mit Mittagessen nicht mehr annehmen. Dieses Beispiel kann sicher noch mit anderen Aspekten und Konsequenzen beliebig erweitert werden. 

Wie berechnet man Vakanzkosten?

Das vorgenannte Beispiel zeigt, wie vielfältig Elemente sein können, die in die Berechnung von Vakanzkosten einfließen können. An dieser Stelle betrachten wir daher die Basis-Formel. Jedes Unternehmen sollte sich aber die Frage stellen, welche weiteren Kosten zu berücksichtigen sind, also z.B. Tagungsabsagen oder Umsatzausfälle im Abendgeschäft ebenso wie erhöhte Wareneinsatzkosten erfassen, um sich konkret und schwarz auf weiß vor Augen zu führen, wie teuer eine Vakanz ein Unternehmen bzw. einen Betrieb wirklich kommt.

Die Basis-Formel lautet:

Vakanzkosten (COV / Cost-of-Vacancy) = (Brutto-Jahresgehalt in Euro : durchschnittliche Arbeitstage in D) x Wichtigkeitsfaktor der Stelle x Anzahl der Tage, um die Stelle zu besetzen (Time-to-Hire)

Der Wichtigkeitsfaktor bezeichnet dabei die Bedeutung der Position im Unternehmen basierend auf Kriterien wie z.B. der strategischen Relevanz, der (Führungs-)Verantwortlichkeiten etc. In einem einfachen System (auch dies gilt es auf den jeweiligen betrieblichen Kontext abzustimmen und entsprechend anzupassen) unterscheidet man in der Regel nach drei Faktoren:

• Faktor 1: Einstiegspositionen und / oder einfache Tätigkeiten
• Faktor 2: Vollzeitanstellungen ohne Führungsverantwortung
• Faktor 3: Führungskräfte und Fachkräfte

Rechenbeispiel:

Die Position des Jungkochs ist mit 3.750 EUR brutto monatlich budgetiert. Das ergibt ein Jahresgehalt von 45.000 EUR. Der Wichtigkeitsfaktor liegt lt. obiger Aufzählung bei 2. Die Stelle kann über 130 Tage nicht besetzt werden. 

45.000 EUR : 250 Arbeitstage (aktueller Durchschnittswert in Deutschland; genau 248,1 Tage) = 180

180 EUR x (Faktor) 2 = 360 EUR

360 EUR x 130 Tage bis zur Neubesetzung = 46.800 EUR

Diese 130 Tage der Nichtbesetzung kosten das Unternehmen in diesem vereinfachten Beispiel also 46.800 EUR, somit jeden Tag 360 EUR. Zuzüglich der Ausfälle durch die Restaurantschließung, erhöhten Wareneinsatz und die Absage von Tagungsanfragen, ggf. weitere Kündigungen, weil das restliche Team dem Stress nicht standhalten kann. Des weiteren fließen hier auch Kosten ein, die entstehen, um unzufriedene Gäste (Qualität der servierten Speisen, Dauer von der Bestellung bis zum Service etc.) zu "entschädigen".

Angewandt auf das obige Praxisbeispiel sollte man nun in seinem eigenen Betrieb die Relevanz der einzelnen Positionen, wie bereits erwähnt, dezidierter betrachten, ggf. auch mehr Faktoren definieren und somit genau überlegen, von welcher Position das Geschäft in welcher Form abhängt. Dies bedeutet aber auch, die einzelnen Positionen und deren Wichtigkeit innerhalb des Betriebs angepasst auf die Struktur, Ausrichtung, Zielgruppe und Teamzusammensetzung (eventuell auch weitere relevante Faktoren) auszuweiten und zu hinterfragen. Hieraus ergibt sich dann auch wieder ein klares Bild der erforderlichen Kompetenzen, womit wir wieder beim Eingangsthema sind. 

Wir sind aber darüber hinaus noch bei einem weiteren Themenfeld: dem der Gehälter in der Hospitality Branche. Auch diesem werde ich mich in diesem Blog noch intensiver widmen, allerdings an anderer Stelle ausführlich. Hier nur im unmittelbaren Zusammenhang ein kurzer Denkanstoß: Wenn ich einen Bewerber vor mir sitzen habe, der 250 EUR brutto mehr im Monat verdienen möchte, und ich diesem absage, weil seine Gehaltsforderung nicht in mein Budget passt, dann denke ich das Thema zu kurz. Dann habe ich die COV nicht im Blick, dann bin ich mir als Führungskraft der Konsequenzen, die aus der Nichtbesetzung der Stelle entstehen, nicht ausreichend bewusst, dann habe ich den täglichen, finanziellen Schaden, den die Vakanz verursacht, nicht berechnet. 

Und abschließend noch ein Satz zur Anwendbarkeit in kleinen und mittelständischen Betrieben.

Ja, der Aufwand, der betrieben werden muss, um heute Arbeitskräfte, nicht nur Fachkräfte zu finden, ist größer als vor ein paar Jahren. Wahrscheinlich ziehen deshalb viele Arbeitgeber Stellenbeschreibungen aus der Schublade, die vor - überspitzt dargestellt - zwanzig Jahren einmal erstellt wurden. Wahrscheinlich nimmt man sich für die Auswahl bzw. Sichtung von Bewerbern und vorab deren Unterlagen maximal eine Minute Zeit, deutlich weniger als für die Auswahl der Zutaten für die auf der Abendkarte angebotenen Gerichte. Ja, auch ein erhöhter bürokratischer Aufwand im Gastgewerbe bündelt Ressourcen. Diese im Recruiting einzusparen ist aber wohl der am wenigsten Erfolg bringende Weg. Und es gilt zu bedenken: Auch die Anstrengungen auf Seiten der Bewerber sind deutlich größer. Das Schreiben eines Lebenslaufs und eines passenden An- oder Motivationsschreibens erinnert heute vielfach an Website-Optimierung, SEO-Auffindbarkeit und ähnliche Aktionsfelder. Auch hier hat sich (durch KI) einiges gewandelt. KI kann ein hilfreiches Instrument sein, letztendlich erleichtert sie uns in vielen Bereichen das private und berufliche Leben. Sie ist aber immer nur so gut, wie das, was wir als Menschen hineingeben. Und im Umkehrschluss bedeutet es, dass wir viele Prozesse auch durchaus anders, nämlich manuell, abbilden können, nur eben nicht ganz so effizient und effektiv wie ein Hochleistungsrechner. Kleine und mittelständische Betriebe müssen keine eigenen Apps oder Softwareprogramme kaufen. Sie können Freeware nutzen oder sich auf die Tools verlassen, die große Jobportale bereits hinterlegt haben. Oder auch einfach auf die eigene Erfahrung, die Intuition und den notwendigen Fokus.