Recruiting in the hospitality industry between AI and reality

Series: Recruiting, AI & HR in the hospitality industry · Post #1 of 90   

#Recruiting hospitality industry #Recruiting #Hospitality industry #AI in recruiting #ATS systems #ATS systems hotel industry #ATS systems hospitality industry #Skills shortage #Skills shortage catering industry #Application process hotel industry #HR hospitality industry #Recruiting automation #Speculative application  

Recruiting in the hospitality industry between AI and reality  

Why good candidates fall through the cracks – and how we can change that  

Published on 11 March 2026 at 11:59  

Every day, hotels and restaurants lose talent – not because it doesn't exist, but because automated systems weed them out before a human ever gets to see them.   

The staffing situation in the hotel and catering industry has been tense for years. Skilled workers are in short supply, competition for talent is fierce – and at the same time, more and more companies are relying on automated systems, AI-supported pre-selection and applicant tracking systems (ATS) for their recruitment.    

At first glance, this seems like a logical response to the pressure:  greater efficiency, less administrative work, faster processes. But in practice, I observe something that is still far too rarely discussed openly.     

Technology filters out precisely the candidates we need most urgently.   

The silent problem: when experience doesn't recognise keywords   

Imagine the following scenario – it is not an isolated case:    

A candidate has ten years of experience in upscale gastronomy. He has led teams, delighted guests, optimised operational processes and mastered crises with confidence. His CV tells an impressive story – just not in the language that an ATS system understands.     

The result: the AI finds no match. The application is rejected. A human being never sees it.   

The core problem lies in the nature of our industry:  skills in the hospitality industry are experience-based, situational and deeply human. Algorithms do not recognise them.    

For example:   

• Hosting skills that keep guests coming back   

• Conflict resolution under pressure when the evening gets out of hand   

• Intercultural communication in daily interactions   

• Leadership in exceptional operational situations   

• The ability to improvise, which no manual can teach   

These skills are difficult to translate into standardised keywords – and that is why algorithms exclude precisely those people who are really needed in the hotel and catering industry.   

The second problem: closed doors due to data protection  

At the same time, I am observing another development that makes access to talent even more difficult.  

Many companies no longer accept unsolicited applications by email or directly. The reasons often given are data protection, compliance and internal processes. What is well-intentioned has unintended consequences: applications now only work via standardised portals, candidates have to squeeze themselves into  predefined forms – and personality is lost in the process.   

Especially in the hospitality industry – a sector that thrives on networks, charm and direct human connection – this system seems like a foreign body.     

The real question is: tool or gatekeeper?   

I don't want to bash technology here. AI can create real added value in recruiting: faster pre-selection, better data analysis, more efficient talent pools, relief from administrative tasks.     

The problem does not arise from the technology itself – but when it replaces the human eye instead of supporting it.     

Recruitment in the hospitality industry is and remains a people business. The best hosts, restaurant managers and hotel directors cannot be found by keyword search.     

What can – and should – change    

There are already approaches that show what a better balance could look like:    

1. Consistently implement hybrid models    

Automated pre-selection can bring efficiency – but every rejection should be evaluated at least once by an experienced recruiter before it is sent out.     

2. From keyword matching to competence profiles   

Modern systems can be configured to recognise clusters of experience and areas of competence instead of matching individual keywords. This requires more effort to set up – but it pays off.   

3. Create open channels that comply with data protection regulations   

Talent pools, career communities, LinkedIn-based short profiles – there are ways to be GDPR-compliant and inviting to candidates at the same time. Specifically:   

• Talent pools with low-threshold entry   

• Career communities on LinkedIn or your own platforms   

• Short profile uploads instead of complete ATS processes   

AI as an assistant, not a decision-maker 

The future lies not in fully automated recruiting, but in AI-assisted recruiting: technology analyses data – humans evaluate potential, personality and cultural fit. But be careful here too: when I was 25, I thought people over 50 were ancient. Now that I am over 50, I know that there is a ‘new over 50, over 60, etc.’ Today, young recruiters, and we all started out young once, may be too quick to reject candidates of a certain age when compared to their own parents and grandparents, as they may not feel that there is a cultural fit based on their personal assessment. And older recruiters may classify candidates of the same or higher age as too set in their ways and therefore no longer malleable. Potential, personality and cultural fit can only be determined in a personal interview.   

The third problem: job profiles stuck in the past   

AI and closed application portals are not the only hurdles. There is a deeper structural problem that has been plaguing the industry for years: job profiles, training content, examination formats and job descriptions in the hospitality industry are too rigid – not sufficiently aligned with what guests and markets actually need today.   

Industry and business have been taking a different approach here for years – especially when it comes to management positions. It has long been the case that someone who heads up a department does not necessarily have to have climbed the same career ladder as their predecessor. What matters is leadership skills, economic understanding and the ability to compensate for one's own weaknesses with a strong team.   

In the hospitality industry, we often still think too narrowly. Here's a real-life example: someone applies for the position of hotel manager at a 4-star boutique hotel. This person understands how a hotel business works economically. They are a leader. They know their own strengths and weaknesses – and know who they need by their side. Nevertheless, the application fails because there is no comparable establishment on their CV.   

What concerns me most about this is that many companies do not know exactly where their real problems lie and what or who is needed to solve them. But they know for certain that a candidate is not suitable – because they have not done the same thing as the manager who has just left.   

A comparison that always comes to mind: imagine a football club is looking for a new manager. The team has recently lost – not because they were bad, but because they didn't have the right leadership. What does the club do? It brings in a manager who has the same career background as his predecessor. The same strengths – but also the same weaknesses. Without asking what the team really needs to improve.   

In sport, we would call this a strategic mistake. In the hospitality industry, we often call it experience.   

Incidentally, what applies to management also applies to every other position in the company. If you only look for what you know, you will only find what you already have – with the same strengths, the same weaknesses and the same unresolved problems.   

5. Rethinking job profiles – from the current situation to real needs  

Before a company advertises a position, it is worth asking an honest question: What have we been missing – and what do we really need to improve? A requirements profile that is based on the actual needs of the company rather than the biography of the predecessor opens the door to candidates who can really make a difference.   

6. Best practice: Seeing unsolicited applications as an opportunity  

Finally, here is an example that shows how recruiting in the hospitality industry can – and should – look.   

A candidate sends a speculative application. No free form, no ATS process – just direct contact. A recruiter takes the time to read the documents. He recognises potential – not for the one vacancy that is currently advertised, but possibly for two other positions that will need to be filled in the near future.   

He gets back in touch. Not with a rejection, but with genuine feedback: ‘We don't have a suitable position at the moment – but I think you would be a good fit for positions X and Y. May I add you to our talent pool and get back to you in four weeks?’   

What sounds like a matter of course is unfortunately rare in practice. Yet this is precisely the moment when appreciation arises – and when a company is remembered as an employer.   

The rest of the process may then vary depending on the situation: a direct interview, inclusion in a structured talent pool or – where appropriate – entry into an AI-assisted application process for specific positions. It is not the channel that is decisive, but the signal: your application has been seen. You are being taken seriously.     

This is precisely the difference between a company that attracts talent and one that loses it before the first interview has even taken place.   

Why the hospitality industry must act now     

The hotel and catering industry thrives on people. On personality. On a culture of service. On the ability to create genuine connections. These qualities cannot be automated – nor can they be discovered by an ATS system that only searches for keywords.   

If we want to seriously address the skills shortage, we must also ask ourselves honestly: are we losing talent not only because they are leaving the industry, but because our own processes are filtering them out before they even arrive?   

Start of the 90-day series: Recruiting, AI and HR in the hospitality industry   

This article kicks off a series in which I will spend 90 days addressing key issues surrounding modern recruiting and human resources in the hospitality industry – based on practical experience, with concrete ideas and without sugar-coating.   

Upcoming topics include:  

• AI in recruiting: opportunities, limitations and blind spots  

• Using ATS systems correctly – and knowing their limitations  

• New recruiting strategies to combat the shortage of skilled workers  

• Talent retention and employee development in the hospitality industry  

• Social recruiting and the role of LinkedIn   

• Quality and process management as a strategic HR topic  

My goal: practical ideas for companies, HR managers and executives – and an open discussion about the future of recruiting in our industry.   

💬 My question to you to start with:  

Have you ever experienced losing good candidates due to automated processes – or were you perhaps once that candidate yourself?   

I look forward to hearing your thoughts in the comments.