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Serie: Recruiting, KI & HR im Gastgewerbe · Beitrag #17 von 90
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Tools für Workforce-Management im Gastgewerbe – ein Überblick
Gute Personalplanung ist kein Selbstläufer. Wer New Work im Hotel ernstnimmt, braucht mehr als schöne Leitbilder – er braucht Systeme, die den Alltag tragen. Digitale Personalplanungssysteme sind dabei längst kein Luxus mehr für große Ketten. Sie sind die Basis dafür, dass flexible Arbeitsmodelle überhaupt funktionieren.
Der Markt hat sich in den letzten Jahren stark weiterentwickelt. Neben internationalen Lösungen gibt es heute eine wachsende Zahl an Anbietern, die gezielt auf die Bedürfnisse des deutschsprachigen Gastgewerbes zugeschnitten sind – von der kleinen Pension bis zur Hotelgruppe mit mehreren Häusern.
Was diese Systeme leisten
Moderne Personalplanungssysteme denken weit über den Dienstplan hinaus. Sie verbinden Nachfrageprognose, Schichterstellung, Zeiterfassung und Lohnvorbereitung in einer Oberfläche. Mitarbeitende können per App Wünsche eintragen, Schichten tauschen oder kurzfristige Abwesenheiten melden, ohne Anruf, ohne Zettelwirtschaft, ohne Missverständnisse.
Das klingt banal. Ist es aber nicht. Ein Haus, das seinen Mitarbeitenden heute noch Dienstpläne per Aushang kommuniziert, verliert im Wettbewerb um gutes Personal. Wer hingegen transparent plant und seine Teams aktiv einbindet, schafft Vertrauen. Und Vertrauen ist der unterschätzte Hebel in der Mitarbeiterbindung.
Konkret sieht das zum Beispiel so aus: Ein Stadthotel in München setzt gastromatic ein, eine auf Gastronomie und Hotellerie spezialisierte Lösung aus Deutschland. Die Schichterstellung erfolgt auf Basis der Reservierungsauslastung, Mitarbeitende erhalten ihren Plan per App, Überstunden werden automatisch erfasst und fließen direkt in die Lohnvorbereitung ein. Was früher zwei Stunden Planungsaufwand pro Woche kostete, läuft heute weitgehend automatisch. Zeit, die der Restaurantleiter jetzt für Einarbeitung und Feedback nutzt.
Oder international: Die schwedische Plattform Quinyx – heute auch im deutschsprachigen Markt aktiv – wird unter anderem von großen Freizeitpark-Betreibern und Hotelketten für die Dienstplanung in rund 30 Ferienanlagen genutzt. Das System kombiniert KI-gestützte Nachfrageprognosen mit einer Mitarbeiter-App, über die Teams intern kommunizieren, Schichten tauschen und Dokumente abrufen können.
Welche Systemtypen es gibt und für wen sie passen
Nicht jedes Haus braucht dasselbe. Grob lassen sich vier Kategorien unterscheiden:
Vollintegrierte Hotel- und Personalsysteme kombinieren Dienstplanung, Housekeeping, Abrechnung und Auswertung unter einem Dach. Sie eignen sich besonders für kleinere und mittlere Häuser, die möglichst wenig Schnittstellen verwalten wollen.
Prognosebasierte Planungssysteme nutzen Belegungs- und Umsatzdaten, um Schichtpläne automatisch vorzuschlagen und anzupassen. Sinnvoll vor allem für Häuser mit stark schwankender Auslastung oder mehreren Outlets mit unterschiedlichem Personalbedarf.
Kommunikations- und Schichtmanagement-Plattformen stehen weniger für die klassische Planung als für die Einbindung der Teams: Schichttausch, interne Nachrichten, Aufgabenlisten, schnelle Informationsverteilung. Gerade in größeren Häusern mit Frontline-Teams, die selten am Schreibtisch sitzen, ist dieser Baustein entscheidend.
Lohn- und HR-orientierte Systeme legen den Schwerpunkt auf Zeitwirtschaft, Vertragsverwaltung und die saubere Übergabe der Daten an die Lohnbuchhaltung. Wer bei der Zeiterfassung noch mit Excel arbeitet und dabei regelmäßig gegen das Arbeitszeitgesetz verstößt – oft ohne es zu wissen –, findet hier die direkteste Lösung.
Das richtige System für dein Haus finden
Die Frage ist nicht: Welches System ist das beste? Die Frage ist: Was brauche ich zuerst?
Ein Boutique-Hotel mit 20 Mitarbeitenden und überschaubarer Struktur ist mit einer schlanken Lösung wie Papershift oder Dyflexis oft besser bedient als mit einem Enterprise-System, das einen IT-Beauftragten für die Einführung voraussetzt. Eine Hotelgruppe mit fünf Häusern, eigenem Lohnbüro und verschiedenen Tarifverträgen braucht dagegen etwas, das mitwächst und Schnittstellen zu PMS, Kassensystem und Lohnbuchhaltung mitbringt.
Drei Fragen helfen bei der Orientierung: Wie komplex ist meine Personalstruktur heute – und in drei Jahren? Welche Systeme laufen bereits im Haus, und wie gut lassen sie sich anbinden? Und: Werden meine Mitarbeitenden die App tatsächlich nutzen – oder brauchen wir erst eine andere Lösung?
Zu diesem letzten Punkt: Das beste System nützt nichts, wenn die Belegschaft es nicht annimmt. Marktübersichten empfehlen deshalb, neue Tools zunächst in einer Abteilung zu pilotieren, Feedback einzuholen und erst dann vollständig einzuführen. Das spart Frust auf beiden Seiten der Planungsebene.
Personalplanung als Bindungsstrategie
Wer Mitarbeitende halten will, muss sie ernst nehmen. Dazu gehört, dass sie ihren Dienstplan rechtzeitig kennen, Wünsche äußern können und das Gefühl haben, dass ihre Situation gesehen wird. Digitale Planungssysteme sind kein Ersatz für gute Führung – aber sie schaffen die Voraussetzung dafür, dass Führung überhaupt stattfinden kann. Wer drei Stunden pro Woche weniger am Schreibtisch plant, hat drei Stunden mehr für sein Team.
Was die Zahlen sagen
Der globale Markt für Personalplanungssoftware im Gastgewerbe lag 2024 bei rund 4,6 Milliarden US-Dollar und wächst jährlich um mehr als elf Prozent. Im deutschsprachigen HR-Softwaremarkt wurde zuletzt ein Rekordumsatz von rund 2,65 Milliarden Euro gemessen – ein Wachstum von über elf Prozent gegenüber dem Vorjahr. Der Markt wächst, weil der Druck wächst. Wer jetzt investiert, gewinnt Vorsprung.
| Kategorie | Typische Tools / Funktionen | Nutzen im Hotelkontext |
|---|---|---|
| All-in-one Hotel- und Personalplanung | roomMaster, HotelFriend u.a.: Housekeeping, Scheduling, Reporting, Auswertungen | Integrierte Lösung für kleinere Häuser, weniger Schnittstellenbedarf |
| KI-gestützte Bedarfsplanung | Quinyx: Nachfrageprognose, qualifikationsbasierte Schichtvorschläge, Budgetierung | Bessere Anpassung an Auslastungsschwankungen, Entlastung der Planungsverantwortlichen |
| Zeiterfassung und Mitarbeiterselbstverwaltung | Dyflexis, Papershift, Harri: digitale Zeiterfassung per App oder NFC-Karte, Schichttausch, Urlaubsverwaltung | Mehr Transparenz, weniger Papier, mehr Eigenverantwortung der Mitarbeitenden |
| Lohn- und HR-Fokus | ATOSS (DE), Inn-Flow, Softworks: Lohnvorbereitung, HR-Auswertungen, Dienstplanung mit Tarifanbindung | Verzahnung von Planung, Zeitwirtschaft und Lohnabrechnung; DSGVO- und ArbZG-konform |
| Gastronomie- und Hospitality-spezifische Plattformen | gastromatic (DE), Planday (DK/DE): Umsatzprognose, Schichtplanung mit Kostenübersicht, Lohnexport | Besonders stark in der Gastronomie-Hotellerie; direkte Anbindung an Kassensysteme möglich |
| Kurzfristbesetzung & Eventbetrieb | taffers: flexible Besetzung, Matching, kurzfristiger Abruf von Verstärkung | Nützlich für Spitzen- und Eventgeschäft, ergänzend zur Stammplanung |
Fazit
Personalplanungssysteme sind die technische Basis für New Work im Gastgewerbe. Sie machen flexible Arbeitsmodelle überhaupt erst steuerbar, schaffen Transparenz für Mitarbeitende und liefern die Datenbasis für bessere Entscheidungen. Wer in HR-Strategie und Unternehmenskultur investieren will, kommt an einer passenden digitalen Grundlage nicht vorbei. Ohne sie bleibt New Work das, was es in vielen Häusern noch ist: eine gut gemeinte Idee, die am Dienstplan scheitert.
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